Зачетки переведут в электронный формат

Как показало недавнее исследование, половина офисных сотрудников тратят 50% времени на работу с документами. Каждому бухгалтеру, финансисту, юристу, менеджеру и другим специалистам регулярно приходится создавать электронные копии документов, причем, в среднем, на перепечатывание одной страницы вручную они тратят около 10-15 минут.

Половина сотрудников утверждают, что раз в неделю и чаще сравнивают документы, чтобы найти в них возможные несоответствия и предотвратить подписание или публикацию некорректной версии. В 90% случаев они параллельно вычитывают оба варианта текста и тратят на это более 4 часов в неделю.

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!

Оценим за полчаса!

Как справляться с этими задачами быстрее, перестать задерживаться на работе и уделять больше времени другим, более важным делам?

Вам нужно перевести бумажные документы в электронных формат

Вопреки разговорам, число бумажных документов в офисах не сокращается. Ежедневно с ними работают 76% офисных сотрудников. Если вы тоже регулярно сталкиваетесь с «бумагами» и создаете их электронные копии, чтобы внести правки или найти в них информацию, подумайте об использовании специализированных программ.

Зачетки переведут в электронный форматНапример, ABBYY FineReader 12 быстро распознает отсканированные или сфотографированные документы на 190 мировых языках и преобразует их в электронные редактируемые файлы или PDF. Кроме того, программа умеет работать даже со сложными документами, в которых есть таблицы, примечания и другие сложные элементы.

Работать с FineReader очень просто. Всего пара кликов – и ваш документ преобразован в нужный формат. В программе можно параллельно сравнить полученный текст с исходным изображением, а также, если нужно, внести в него правки.

Зачетки переведут в электронный формат

Чтобы распознать документ в ABBYY FineReader 12, вы можете просто сфотографировать его на камеру мобильного телефона или планшета.

Программа автоматически улучшит качество изображения, а значит, и результат распознавания.

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!
Читайте также:  Школьники начнут изучать основы кибербезопасности в этом году

Оценим за полчаса!

Также вы можете, если нужно, вручную обработать снимки документов в «Редакторе изображений»: осветлить его, сделать более контрастным, обрезать лишние границы и многое другое.

Зачетки переведут в электронный формат

Вам необходимо скопировать небольшую часть многостраничного документа, и вы не хотите ждать, пока программа распознает его целиком? ABBYY FineReader 12 мгновенно открывает все страницы документа. Можно просто перейти к нужной, выделить требуемую область и нажать «Копировать», а программа распознает ее содержимое автоматически.

Результаты распознавания вы сможете скопировать в файл или отправить сразу в Word, Excel, PowerPoint и другие программы.

Вы регулярно работаете с PDF-документами

Зачетки переведут в электронный формат

Эту проблему, как и другие задачи можно решить только специализированными программами. Одна из таких программ – ABBYY PDF Transformer+.

Так, при открытии PDF-файла, содержащего только изображение страницы, ABBYY PDF Transformer+ автоматически добавит к нему текстовый слой. Программа позволяет искать и копировать информацию из PDF-документов на 189 языках.

  Можно скопировать из любого PDF-файла даже часть информации – текст, таблицы и изображения – и вставить ее в другую программу: Word, Excel, PowerPoint и т.д.

 ABBYY PDF Transformer+ позволяет быстро поправить опечатку или заменить цифру в PDF-документах, удалить ненужный элемент или добавить текстовый блок даже в отсканированный документ.

Зачетки переведут в электронный формат

В ABBYY PDF Transformer+ можно создавать PDF-документы из нескольких файлов различных форматов. Кроме того, программа позволяет быстро создать новый PDF-файл из одной или нескольких страниц открытого документа.

Если вы занимаетесь согласованием PDF-документов, ABBYY PDF Transformer+ значительно упростит вам работу. В программе можно добавлять именные комментарии и статусы к обсуждениям («Принято», «Отклонено», «Отменено» или «Завершено»), просматривать все комментарии к странице или всему документу. ABBYY PDF Transformer+ позволяет отсортировать комментарии по автору, дате или статусу обсуждения.

Зачетки переведут в электронный формат

Также вы можете отметить статус документа или подчеркнуть его конфиденциальность, добавив на него уникальный штамп.

Чтобы посторонние люди не смогли открыть, отредактировать или напечатать ваш документ, ABBYY PDF Transformer+ позволяет дополнительно установить защиту паролем.

С программой вы можете не только подписать документ цифровой подписью, но и обнаружить, что в документе после подписания произошли изменения. К цифровой подписи можно добавить изображение, например, вашей подписи от руки.

Вам нужно сравнить версии документов

Зачетки переведут в электронный форматПоловина офисных сотрудников раз в неделю и чаще сталкиваются с задачей сравнения документов. Более 60% из них – тратят более 4 часов в неделю на решение этой задачи. В 90% случаев, чтобы сравнить две версии документа, сотрудникам приходится параллельно вычитывать обе версии текстов. Решить эту задачу быстрее можно с помощью специализированного ПО, в частности, ABBYY Comparator.

Программа быстро выявляет значимые несоответствия в тексте и помогает предотвратить подписание или публикацию некорректной версии документа. У ABBYY Comparator простой и понятный интерфейс. Все, что вам нужно– загрузить отсканированное изображение документа. Программа автоматически распознает текст перед поиском различий с эталонным документом.

ABBYY Comparator находит существенные различия в документах, такие как удаление, добавление и исправление. Все несоответствия можно увидеть на отдельной панели справа, а также они подсвечиваются по тексту в обоих документах.

Зачетки переведут в электронный формат

Кроме того, программа позволяет создать подробный отчет-таблицу о различиях и сохранить в формате Word или PDF-документа. Такой отчет можно, например, приложить к письму о согласовании документов.

ABBYY Comparator позволяет сравнить два документа любых форматов: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и многие другие.

Зачетки переведут в электронный формат

Программа поможет существенно сэкономить время юристам, менеджерам по продажам, финансистам, логистам, а также всем офисным сотрудникам, которые сталкиваются со сравнением документов – договоров, актов, технической документации или других документов.

Таким образом, сегодня можно упростить работу с документами, используя специализированные программы, которые значительно сэкономят ваше время и позволят сосредоточиться на более важных делах. Кстати, до 30 ноября пакеты программ ABBYY для работы с бумажными и PDF-документами доступны со скидкой до 25%.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/news/434079/

Перевод бумажной документации в электронный вид

Зачетки переведут в электронный формат Зачетки переведут в электронный формат Зачетки переведут в электронный формат

  • Марина Авдеева, Анатолий Чиркин
  • Опыт работы
  • Технические средства
  • Наш опыт

Опыт работы

Перевод бумажных архивов в электронную форму интенсивно осуществляется на предприятиях во всем мире. Не осталось в стороне и Комсомольское-на-Амуре авиационное производственное объединение (КнААПО). Четыре года назад для централизованной обработки документов был создан участок перевода информации в электронную форму (участок сканирования).

Работая в тесной связи с подразделениями объединения (отделы главного конструктора, главного технолога, главного метролога, планово-экономический отдел, сектор стандартизации, цеха основного и вспомогательного производства, бухгалтерия, отдел кадров и многие другие), он перевел в электронный вид более 200 тыс. листов бумажных документов формата А4.

Зачетки переведут в электронный формат

ЛВС — локальные вычислительные сети, КВС — корпоративные вычислительные сети. Технология перевода документов в электронную форму

Подразделения, воспользовавшиеся нашими услугами, освобождаются от рутинного труда, связанного с большими затратами времени и требующего освоения программных продуктов, которые могут им в дальнейшем и не понадобиться. Процесс перевода документации в электронный вид регламентируется временным положением, действующим на предприятии.

Все необходимые сведения заносятся в карту заказа, которую с помощью инженера по АСУП участка сканирования заказчик заполняет при сдаче документов на обработку. В карте заказа указываются параметры форматирования, имена файлов и каталогов, особенности обработки и адреса хранения готовой электронной формы.

Сегодня мы предлагаем заказчикам следующие виды электронных документов:

• качественные копии бумажной технической документации, доступные для редактирования в графических редакторах (*.tif, *.jpg и др.);

  1. • чертежи в формате AutoCAD (*.dwg);
  2. • эскизы векторного качества для приложений Windows и баз данных в виде метафайлов Windows (*.wmf);
  3. • книги Microsoft Excel (*.xls);
  4. • Web-страницы (*html);

• документы, подготовленные для печати на типографском оборудовании в формате Adobe Acrobat (*.pdf) и т.д.

Кроме того, мы размещаем информацию в базах данных корпоративной сети предприятия. Таким образом, заказчики, сдав в обработку бумажные документы (зачастую ветхие и плохого качества), получают их электронные аналоги, доступные целой группе пользователей.

Стимулом к созданию участка стала потребность сопровождать изделия на экспорт документами в электронном виде. Первыми заказами, выполненными участком сканирования, были технологические карты и руководства по эксплуатации изделий, послужившие основой для создания интерактивных электронных технических руководств.

На создание первых книг общим объемом 10 тыс. листов формата А4 конструкторам и технологам понадобилось бы (по их собственным подсчетам) около полутора лет, но благодаря новой технологии эта работа была выполнена за три месяца.

Зачетки переведут в электронный формат

Окно базы данных Scandoc, форма Книги, вкладка Регистрация

Сегодня производительность участка составляет около 6 тыс. листов формата А4 в месяц. Количество обработанной документации зависит от качества оригинала и выбранной технологии.

Разработаны технологические процессы разной сложности: например, перевод в электронный вид Документ Microsoft Word простых текстов без рамок форм имеет сложность 1, а перевод чертежей в электронный вид Рисунок AutoCAD — сложность 4.

Благодаря систематическому обучению персонала поддерживается высокая квалификация специалистов, что позволяет создавать качественные электронные версии различных документов.

Поступающие на обработку документы регистрируются в специальной базе данных Scandoc. В ней содержатся сведения о заказчиках и исполнителях работы, технологическом задании, сроках выполнения, адресах размещения электронных версий документов в корпоративной сети и т.д.

Технические средства

Первые работы по переводу в электронный вид были выполнены нами на сканерах Vidar TruScan Select с помощью программы TruInfo.

Эти сканеры и сегодня продолжают исправно работать, позволяя выполнять сканирование на отдельных листах в черно-белом изображении шириной от 150 до 965 мм и длиной до 10 м.

Возможность подбора различных настроек монохромного сканирования в программе TruInfo, удобный интерфейс с укрупненным просмотром сканируемого изображения, небольшой размер конечного файла в формате tif CCIT Group4 — основные преимущества программы TruInfo.

В то же время были и определенные трудности. Например, нарушение выравнивания камер сканирования требовало полной переустановки программы TruInfo с получением от фирмы-поставщика нового кода авторизации. Неудовлетворительный результат на этих сканерах дает и сканирование в режиме Grayscale.

Для сканирования книг, технических журналов и сшитых документов, формат которых не превышает А3, мы с успехом используем цветные планшетные сканеры Paragon 1200 A3 SP PRO.

Чтобы сканировать цветные документы большого формата, иногда очень плохого качества, мы приобрели широкоформатный цветной сканер Contex с программным обеспечением RasterID, которое предлагает различные варианты настроек, благодаря чему можно повысить качество сканирования. Положительные отзывы получила автоматизация процессов обработки. Кроме того, программа поддерживает технологию ActiveX, что еще больше расширяет наши возможности.

Наш опыт

Для большинства документов хорошее качество изображений при небольших размерах файлов обеспечивает сканирование с разрешением 300 dpi. Сканирование калек, мятых и разорванных чертежей удобно проводить при помощи специальных прозрачных пакетов, приобретенных нами у компании Consistent Software.

Быстро и качественно сканируются документы, обладающие высоким контрастом, сочностью цвета, однородностью и постоянной плотностью. В этом случае оцифрованное изображение занимает незначительный объем дисковой памяти и практически не требует дальнейшей обработки. К сожалению, процент таких документов невысок (около 30%).

Зачетки переведут в электронный формат

Участок сканирования КнААПО

Для других документов получение качественного растра требует времени. При обработке такого документа используются разработанные компанией Consistent Software программные продукты серии Raster Arts.

С программами RasterDesk Pro и Spotlight Pro мы работаем начиная с третьей версии и считаем их наиболее эффективными для улучшения качества монохромных растровых изображений.

В четвертой версии появилась возможность выбора растровых объектов, что позволяет редактировать растр, применяя привычные методы работы с вектором.

Длительное время мы, руководствуясь пожеланиями заказчиков, обрабатывали чертежи, сохраняя их либо в растровом, либо в векторном виде, однако сегодня считаем, что пора переходить к гибридным чертежам, так как работа с ними наиболее целесообразна для быстрого создания электронных архивов. Действительно, вряд ли имеет смысл перерисовывать в AutoCAD качественные растровые фрагменты!

Читайте также:  Назначен новый заместитель министра образования

В программе Spotlight есть и весьма полезный режим пакетной обработки, позволяющий обрабатывать пакет растровых файлов без участия оператора. Правда, этот прием можно применять только для изображений одинакового качества.

Для чертежей плохого качества быстрее получить векторную копию растрового оригинала средствами CAD-программ, чем проводить очистку сильно загрязненного растра. Программы Raster Arts позволяют автоматически векторизовать растровые объекты, однако мы эту возможность используем редко, так как выполняем работу для разных подразделений предприятия.

Настройка параметров векторизации на разные виды часто меняющихся чертежей требует существенных временных затрат.

Конечно, при больших объемах однотипных чертежей более целесообразно подобрать параметры векторизации, сохранить их в виде шаблонов и автоматизировать процесс перевода документации в электронный вид, но это требует участия специалистов подразделений, которые пока делают лишь первые шаги в освоении программ серии Raster Arts.

Обычно мы используем метод сколки: вставляем растр в рисунок AutoCAD в виде ссылки в масштабе 1:1, а затем средствами инструментов панели рисования получаем векторную копию растрового оригинала.

Для работы с цветными документами (мы сканируем в цвете документы очень плохого качества) RasterDesk 5 и Spotlight 5 также предлагают набор инструментов, но их применение требует больших ресурсов памяти, которые есть не на всех рабочих местах, поэтому обработка таких документов замедляется.

Цветные документы в Spotlight можно преобразовать в монохромные при помощи программы Color Image Processor и далее воспользоваться инструментами, улучшающими битональные изображения.

Качественные тексты хорошо распознаются большинством OCR-программ и требуют минимальной обработки.

Для текстовой документации плохого качества, которую и прочитать-то трудно, сканирование и распознавание применять нецелесообразно. Предпочтительнее ручной набор информации (время на сканирование, распознавание и редактирование может оказаться больше, чем на ручной набор).

Информацию в электронном виде мы формируем так, чтобы при просмотре на экране компьютера ее расположение было удобным для пользователя. Листы с книжным расположением информации должны иметь книжную ориентацию, а с альбомным расположением — альбомную. При выводе на печать соответствие бумажному оригиналу сохраняется путем настройки параметров принтера.

Зачетки переведут в электронный формат

Слои рисунка AutoCAD

При наличии в бумажном оригинале технической документации символов, написанных или нарисованных от руки, мы определяем для них вариант замены из таблицы символов или используем качественно нарисованное электронное изображение данного символа.

Для рисования желательно выбирать векторный редактор и отслеживать, чтобы в электронной версии один и тот же символ не обозначался разными знаками. Для этого необходимо создать единую библиотеку символов предприятия.

В бумажной документации 70-80-х годов символы чаще всего вписывались от руки, в результате чего один и тот же символ мог иметь разное написание. В Windows одни и те же символы в разных шрифтах также различаются.

При выборе того или иного варианта, наряду с внешним видом, нужно учитывать наличие соответствующего шрифта на компьютерах предприятия и в выбранной программе. Например, не все знаки, написанные в Microsoft Word (*.doc), будут отображаться в рисунке AutoCAD (*.dwg) или в таблицах баз данных.

Отсюда возникает проблема: установку программного обеспечения и настройку компьютеров предприятия необходимо проводить так, чтобы одни и те же документы смотрелись на всех машинах одинаково и желательно в соответствии со стандартами на электронные документы.

Зачетки переведут в электронный формат

Инженеры Марина Авдеева и Анатолий Чиркин

Для CAD-программ необходимо использование (создание) типов линий по ГОСТ, единство текстовых и размерных стилей, систем слоев, выработка единых принципов формирования и сохранения чертежей (особенно при применении гибридных технологий). Мы, например, для удобства работы в AutoCAD выбрали светло-серый цвет экрана.

Основной шрифт, принятый для использования на предприятии, — GOSTW. Но многие подразделения начали использовать AutoCAD раньше, чем были предприняты попытки стандартизации данного процесса.

Как следствие, появился большой объем электронных чертежей с разнообразными настройками, удобными для конкретных пользователей.

В результате сегодня существует большое количество текстовых и размерных стилей, типов линий и т.д.

Ряд проблем возникает при переводе в электронный вид текстовых документов, оформленных по ГОСТ. Текстовую часть документа нередко требуется поместить в рамки форм. Однако создать универсальные рамки, которые полностью печатаются на любом принтере и при этом удовлетворяют требованиям стандартов, — трудная задача.

Эту проблему можно решать по-разному. Создано много вариантов рамок в Word, Excel, в растровых и векторных редакторах. Но обидно тратить на это время, да еще и подгонять результат под параметры принтера.

Кроме того, нужно ли сохранять рамки для электронного вида? Можно, конечно, установить на все компьютеры специализированное программное обеспечение для работы с отсканированными формами, но насколько это целесообразно?

Благодаря тесному сотрудничеству с компанией Consistent Software мы всегда в курсе ее новых разработок. (К сожалению, не со всеми интересующими нас фирмами удалось достичь столь тесного контакта.

) Из перспективных разработок Consistent Software нас заинтересовала программа PlanTracer. Она предоставляет просто фантастические возможности для создания трехмерных чертежей из растровых рисунков.

Хотелось бы попробовать ее на планировках наших зданий. Быть может, недалек и переход к моделям?

Надеемся, что с помощью таких партнеров, как Consistent Software, мы сможем более профессионально решать проблемы, возникающие в процессе работы.

«САПР и графика» 1'2004

Источник: https://sapr.ru/article/6755

Зачетная книжка и студенческий билет больше не нужны?

19 сентября 2019 | 2734

Зачетки переведут в электронный формат

В этом году Ученый совет РГСУ принял важное и современное решение – перейти на электронные студенческий билет и зачетную книжку. Наш вуз осуществил это одним из первых в Российской Федерации!

Почему отменили бумажные зачетку и студенческий билет?

Приказами Министерства образования и науки (в 2013 году) утверждены формы студенческого билета и зачетной книжки. Электронные документы полностью соответствуют утвержденной форме. В РГСУ это сделали, чтобы соответствовать действующему законодательству в сфере образования и активно развивать информационные системы и технологии в вузе.

Раннее работники университета тратили много времени за заполнение бумажных документов. Студент пришел в университет учиться, а не стоять в очереди за документами, а преподаватель – преподавать, а не заполнять одну и ту же информацию в нескольких документах.

К слову, студенческий билет, продленный на учебный год, совсем не подтверждение статуса в июне, если, например, его отчислили в декабре. Электронный студенческий билет может сформировать только действующий обучающийся: отчисленному студенту доступ в личный кабинет закрывается.

Отдельно отмечу, что мы еще работаем над дизайном обоих документов.  Они будут выглядеть более симпатично в скором времени.

  • Какие льготы получает студент с переходом на электронную версию?
  • Все льготы, установленные законодательством, сохраняются. Другие плюсы:
  • — не надо носить с собой 2 документа и думать, как их не забыть (в наше время телефон с доступом к личному кабинету забывают в разы меньше);
  • — сдать экзамен или зачет можно без предъявления зачетной книжки;
  • — в любое время, хоть за ужином, можно показать родителям свои успехи в учебе, предъявив зачетку в личном кабинете;
  • — не надо тратить время на получение и продление электронных документов, идите учиться.
  •  Как подтверждать статус студента?

Можно распечатать электронный документ, можно взять справку, подтверждающую статус студента. Нет строго определения документа, который предъявляется при оформлении льготных студ. проездных билетов, об этом сказано в нормативе  № 797-ПП Об утверждении Правил пользования наземным городским транспортом общего пользования в городе Москве.

Транспортные службы объяснили, что справки, подтверждающей статус студента, вполне достаточно для оформления льготного проезда. Кроме того, попросили нас научить студентов (очной формы обучения) находить себя в реестре студентов Москвы (https://www.mos.ru/karta-moskvicha/services-proverka-grazhdanina-v-reestre-studentov/)

  1. В ближайшее время справка, подтверждающая статус студента, будет доступна в электронном виде в разделе «Услуги», и ее можно будет распечатать самостоятельно или  попросить это сделать в деканате.
  2. Форма справки, подтверждающей статус студента, включает в себя несколько абзацев с информацией, что в РГСУ студенческий билет – это электронный документ!
  3. Как теперь в музеи и зоопарк ходить бесплатно?

Возможно, не бесплатно, а с предоставлением льготы, в каких-то случаях до 100%. Ровно также, как и ходили с бумажным документом. Вооружитесь электронным студенческим, справкой, подтверждающей статус студента, паспортом, социальной картой.

  • Когда и как будет продлен студенческий билет?
  • Студенческий билет и зачетная книжка будет продляться автоматически на следующий день после вступления в силу изданного приказа о переводе на следующий курс.
  • Где найти документы в электронном виде?
  • Личный кабинет студента в СДО – раздел «Услуги».
  • Какие ещё изменения нас ждут?

Министерства науки и высшего образования активно занимается цифровизацией всех процессов в образовательных организациях высшего образования. В частности, уже активно обсуждается электронный диплом, поэтому студенческий билет и зачетная книжка на бумаге – само по себе уже «прошлый век».

Идеал студенческого билета на федеральном уровне, на наш взгляд – пластиковая карта студента с фотографией, банковским приложением, одновременно социальная карта и пропуск на территории образовательной организации, а возможно – и носитель портфолио каждого студента.

Забегая немного вперед, еще хотела бы анонсировать, что личный кабинет студента РГСУ в ближайшей перспективе – платформа для получения ряда услуг в электронном виде: можно будет подать заявление о предоставлении академического отпуска, о смене фамилии, например, без необходимости приезжать в деканат. Мы сейчас активно работаем над этими возможностями, поэтому предлагаем студентам уже сейчас получать логины и пароли для доступа (разумеется, тем, кто еще не получил эти данные).

Беседовала Дарья Комарова

Источник: https://rgsu.net/press-centre/news/news_6780.html

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

  • Рекомендуем новые материалы в Контур.Школе:
  • Зачетки переведут в электронный формат
  • Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? 

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам

Подробнее

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям? 

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗВ-ТД и СЗИ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

«К сожалению, в вопросе перехода на электронные трудовые еще много неясного. Не все успели разобраться в правилах подготовки отчета СЗВ-ТД. Руководителям организаций и кадровым сотрудникам хочется посоветовать внимательно следить за новостями от ПФР и Минтруда.

Читайте также:  Студенческие отряды ждут серьезные перемены

А пока у вас есть время позаботиться о технической стороне: подготовьте свое ПО к работе с электронными трудовыми. Так, например, вести учет сведений о трудовой деятельности сотрудников и готовить новый отчет вы можете в программе Контур.

Персонал, а отправлять его в ПФР с помощью сервиса интернет-отчетности», — советует руководитель проекта Контур.Персонал Дмитрий Шафран.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Электронные зачётки: первый опыт массового использования в ТУСУРе

Зачетки переведут в электронный формат

Поступившие в ТУСУР в 2019 году студенты стали первыми, кто вместо бумажных зачётных книжек получил их электронный вариант. В настоящее время принято решение о переводе на электронные зачётки студентов университета второго и третьего курсов.

«Опыт использования электронных зачётных книжек в течение семестра показал, что в целом и студенты и преподаватели оценивают его как положительный», – рассказал Александр Попков, сотрудник отдела лицензирования, аккредитации и качества образования ТУСУРа.

По его словам, преподаватели отмечают, что электронная зачётная книжка существенно экономит их время.

«Что очень важно, ведение зачёток в электронном виде сводит к минимуму ошибки при заполнении этих документов. Жизнь преподавателя в этой части значительно упрощается, так как высвобождается несколько часов рабочего времени, которые ранее тратились на заполнение зачётных книжек.

В осеннем семестре у меня было несколько групп первокурсников, которым нужно было выставить оценки.

Если раньше процесс заполнения зачёток в среднем на группу занимал около 20 минут, то сейчас это 5 минут на заполнение ведомости», – поделилась заведующая кафедрой экономики Валерия Цибульникова.

  • В настоящее время, подчеркнул Александр Попков, заполнение ведомости остаётся в бумажном варианте, этот документ является первоисточником, который хранится в деканате, информация с него переносится в электронный журнал, попадая в зачётки студентов.
  • «Мы допускаем такую возможность, что систему можно взломать, поэтому на первых этапах внедрения электронных зачёток не отказываемся от бумажных ведомостей, с которыми деканат сможет сверить информацию об успеваемости студента в электронном источнике», – пояснил специалист ТУСУРа.
  • Сами студенты также оценили преимущества и недочёты использования самого важного документа в электронном виде.

«Мне нравятся электронные зачётки. Не потеряется, не занимает место в сумке, можно быстро посмотреть в Интернете, чем идти расспрашивать о полученной оценке, и это круто, так как если ты отсутствовал, то можно сразу заглянуть и узнать, какие у тебя долги», – рассказал студент первого курса бакалавриата.

«Есть свои минусы и плюсы в таком нововведении: к плюсам относится то, что не нужно носить с собой зачётку, соответственно, она не изнашивается. А к минусам можно отнести то, что результаты экзаменов и зачётов появляются не сразу после сдачи, а через некоторое время», – отметил студент первого курса магистратуры.

В учебном управлении ТУСУРа подчёркивают, что электронные зачётки – важный шаг к переходу университета на электронный документооборот, поэтому его тщательная проработка на первых этапах позволит в дальнейшем существенно повысить качество образовательного процесса.

Источник: https://tusur.ru/ru/novosti-i-meropriyatiya/novosti/prosmotr/-/novost-elektronnye-zachyotki-pervyy-opyt-massovogo-ispolzovaniya-v-tusure

Оценку переведут в цифру

Эксперты Ассоциации банков «Россия» собираются в ближайшее время разработать единый электронный отчет об оценке при ипотечном кредитовании.

Это один из последних этапов для перехода на выдачу полностью цифровых ипотечных кредитов.

Эксперты отмечают, что переход на безбумажные технологии будет выгоден не только банкам и оценщикам, но и клиентам, для которых исчезнет необходимость предоставлять заверенный печатью и подписью бумажный отчет в Росреестр.

В конце прошлой недели состоялось заседание рабочей группы Ассоциации банков «Россия» (АБР) «Электронная ипотека», на котором было принято решение о переходе на единый электронный формат отчетов об оценке залогового имущества.

Переход на электронные отчеты является одним из этапов в программе перехода на полностью электронный документооборот по ипотеке, над которой работают в АБР.

К 16 августа банки—участники рабочей группы должны направить свои предложения по формированию машиночитаемого формата отчета об оценке (создание xml-стандарта), для того чтобы в будущем его можно было интегрировать со справочниками, словарями и форматами данных, используемыми в электронной закладной и Росреестром.

Как пояснил “Ъ” директор департамента по развитию розничного бизнеса Абсолют-банка Антон Павлов, после того как банки выработают единый формат электронного отчета оценщика, соответствующие предложения будут направлены в Минэкономики для обсуждения с рынком оценщиков и последующего внесения необходимых изменений в законодательство.

Сейчас, как пояснила “Ъ” руководитель отдела развития и сопровождения обеспеченных кредитных продуктов Райффайзенбанка Оксана Матюшенко, даже если банк уже имеет возможность принимать отчет об оценке в электронном виде, то основным клиентским барьером является то, что при регистрации ипотеки в Росреестре заемщикам необходимо предоставлять заверенный печатью и подписью бумажный отчет.

По словам управляющего партнера компании «Метриум» Марии Литинецкой, оценщикам с точки зрения денежных и временных затрат более целесообразно сдавать отчет в электронном виде.

«Оценщики, таким образом, как минимум экономят на бумаге и зачастую просят проговаривать с клиентом возможность не предоставлять полную бумажную версию оценки,— отмечает она.

— Банки также предпочитают получать отчет в электронном виде, поскольку залоговой службе так удобнее составлять «портрет» квартиры и в будущем отслеживать изменения».

По словам Антона Павлова, если оценщики за счет сокращения своих расходов снизят стоимость отчета, то в конечном счете переход на безбумажную технологию будет выгоден и ипотечным заемщикам. «Введение единого стандарта электронного отчета об оценке не приведет к значительному сокращению сроков оформления ипотечного кредита, но клиенты и рынок выиграют, если такой отчет начнет принимать Росреестр»,— отмечает Оксана Матюшенко.

Впрочем, эксперты отмечают, что стандартизация и переход на единый формат электронного ответа несут и определенные риски.

«Могут быть отдельные объекты недвижимости, которые не укладываются в единый упрощенный отчет,— элитное или, напротив, далеко удаленное бюджетное жилье,— отмечает директор департамента оценки ФБК Grant Thornton Станислав Новиков.— Кроме того, в регионах у отдельных игроков могут быть сложности по переходу на полностью машиночитаемый формат».

По словам собеседника “Ъ” в крупном банке, разумным было бы сделать машиночитаемой основную информацию отчета, в первую очередь это кадастровый номер объекта и его стоимость, остальную информацию можно оставить в формате pdf.

Кроме существующих уже сейчас электронных закладных, электронных заявок на ипотечный кредит и перехода на электронный отчет об оценке для перевода ипотеки в электронный вид также потребуется переход на электронный договор страхования. Юридические и технические аспекты отказа от бумаги в этом случае эксперты рабочей группы рассмотрят в конце августа.

Вероника Горячева, Светлана Самусева

Источник: https://www.kommersant.ru/doc/4053669

Целая эпоха: как вузы Петербурга отказываются от бумажных зачеток | Город+

В этом учебном году в СПбГУ бумажные зачетки заменили на электронные. Студенты первых курсов уже не увидят заветные корочки, а у старших сохранятся и тот, и другой варианты. Город+ узнал, как к нововведению относятся студенты, и подхватят ли другие вузы Петербурга эту инновацию.

Идея перевести бумажные зачетки в электронные возникла у вуза еще в начале 2017 года, и связано это было с общим развитием цифровых технологий. Так, сегодня студенты уже привыкли пользоваться личным кабинетом на сайте университета, где размещена информация о предметах и расписании. При этом в вузе обещают, что сведения из электронной зачетки не будут доступны педагогам.

В отсутствии бумажного варианта зачетной книжки преподаватель может оценивать знания по предмету более объективно, не находясь под влиянием предыдущих оценок по другим предметам. Кроме того, такое нововведение позволит Университету сэкономить до полутора миллионов рублей ежегодно, которые раньше тратились на закупку бумажных зачетных книжек , — пояснили в пресс-службе СПбГУ.

Однако, сегодня еще не все студенты успели понять, насколько удобно такое нововведение. Так, студентка третьего курса Карина Расулова пока не ощутила изменений, так как на ее потоке бумажные варианты сохранились, и студенты приносят их на экзамен.

Информация просто дублируется в электронном виде. А вот студент второго курса Илья Таксюр нашел неочевидный минус в цифровом варианте: искать оценки в личном кабинете не всегда удобно, приходится запоминать свои баллы.

Кроме того, многие учащиеся сошлись во мнении, что с уходом бумажных зачеток пропадет эстетика настоящей студенческой жизни.

В других вузах Петербурга к инновации тоже относятся по-разному. Так, в университете ИТМО уже планируется введение цифрового варианта зачетки. Мы положительно относимся к новым технологиям, которые упрощают жизнь студентов и преподавателей.

Если не возникнет дополнительных трудностей, электронную зачетку внедрим на первых курсах уже с сентября 2019 года. На наш взгляд, что существенным плюсом является то, что оценки можно посмотреть в любое время в режиме онлайн.

Из минусов можно выделить риск потери данных и взлома, но это возможно преодолеть с помощью современных информационных средств защиты , — сказал директор Центра специальных проектов Университета ИТМО Кирилл Александров.

Практически реализован подобный проект в политехническом университете Петра Великого и в университете телекоммуникаций Бонч-Бруевича. В обоих вузах у учащихся есть личный кабинет, где размещены сведения об аттестациях и оценках.

Причем в СПбПУ, по информации пресс-службы, студент все равно обязан приносить на зачет или экзамен бумажную зачетку. У аспирантов же есть только цифровой вариант.

А в СПбГУТ Бонч-Бруевича обещают внедрить электронную зачетку в течение двух лет.

Правда, не будут гнаться за новыми технологиями в СПбГАСУ. По словам начальника управления учебной работы Татьяны Меньшиковой, вопрос введения электронных зачеток еще не обсуждался. И пока учредитель не сочтет это необходимым, студенты университета будут носить с собой бумажные документы.

Источник: https://gorod-plus.tv/index.php/news/51753.html

Цифровое увольнение: трудовые книжки переведут в электронный вид

С 2021-го трудовые книжки россиян будут переведены в электронный вид и уже со следующего года работодатели должны готовиться к грядущим изменениям. Об этом заявил премьер-министр Дмитрий Медведев на заседании правительства. При этом граждане, которые захотят оставить информацию на бумажном носителе, сохранят такую возможность.

Законопроекты с поправками в Трудовой кодекс, Кодекс об административных правонарушениях и федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» были подготовлены Минтруда. Все три документа были одобрены на заседании правительства.

— Преимущества тоже очевидны, включая снижение издержек работодателей, которые связаны с ведением и хранением бумажных трудовых книжек.

Тут экономию по-разному считают, но в любом случае это сотни миллионов рублей, — сказал Дмитрий Медведев. — Если книжка утрачена, нужно создавать ее копию, получать информацию из всех источников.

Это неудобно, и восстановление таких документов подчас занимает многие месяцы.

Комментируя рассматриваемые законопроекты, которые позволят уйти от бумажных трудовых книжек, глава правительства напомнил, что новые правила должны вступить в силу с 1 января 2021 года, а в течение 2020 года сами работодатели будут готовиться к таким изменениям. Правительство предусмотрело сохранение возможности ведения этого документа для всех желающих, но электронный аналог будет заводиться сразу при начале трудовой деятельности.

— Мы хотим, чтобы этот переход был плавным. Он касается около 60 млн работников, приблизительно 8,5 млн хозяйствующих субъектов. Именно поэтому остается возможность ведения трудовых книжек на бумаге, если сотрудник подаст такое заявление, — добавил председатель правительства.

Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении. Масштабный проект затрагивает всех работодателей.

Трудящиеся получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит отдел кадров, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

За нарушение сроков, предоставление неполной или недостоверной информации государство установит для предприятий административную ответственность. Она же предусмотрена для должностных лиц работодателя в виде предупреждения за неоднократное нарушение. Под этим понимается совершение таких действий два и более раза в течение года.

Как рассказал глава Минтруда Максим Топилин по итогам заседания правительства переход на информацию о трудовой деятельности в электронном виде с параллельным отказом от бумажных трудовых книжек не потребует дополнительных расходов федерального бюджета.

Также министр отметил, что ведомство готовит еще одну инициативу об электронном документообороте в сфере труда. Законопроект подразумевает проведение эксперимента о переводе в цифровой формат всего кадрового делопроизводства в России внутри предприятия. Документ может быть готов к сентябрю, однако по инициативе есть ряд разногласий между министерствами.

Источник: https://iz.ru/896076/pavel-panov/tcifrovoe-uvolnenie-trudovye-knizhki-perevedut-v-elektronnyi-vid

Ссылка на основную публикацию